北极星OKR｜如何加强部门之间的沟通与协作

部门之间关系的融洽程度，直接关乎企业的运转效率。就我们企业目前的运行状况而言，部门间关系的处理工作仍有较大的提升空间。这里所说的 “加强”，并非局限于解决某个单点或局部问题，而是要立足长远，从整体层面破解难题。​

在此，我想用一个通俗易懂的例子 —— 种田，来阐述部门之间关系的处理逻辑。​

种田的第一步是分工。家庭成员需明确各自职责，比如耕田、施肥、播种、灌溉等具体工作由谁负责。这些分工并非完全独立，其间必然存在衔接与配合的环节，而这一环节最易出现的问题便是分工绝对化。​

第二步是配合。倘若播种的人强调肥料还未撒下，施肥的人说地还没耕好，耕地的人又表示牛还没买来…… 这就说明配合方面存在问题。即便每位成员都期盼好收成，过程中也难免因各种原因导致局部脱节，阻塞通路，影响大局。因此，这一环节最容易出现扯皮现象。​

第三步是精细化管理。在做好前面的基础工作后，就需要强调科学精细的管理。为每个岗位制定标准，对工作绩效进行量化。不过，第三环节必须建立在第二环节问题基本解决的基础上。而且，由于第二环节所需时间较长，往往会形成一种习惯，而第三环节最容易出现的问题是管理浮于表面，无法深入开展。

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一、部门沟通与协作中存在的问题​

1、沟通途径问题​

部门之间需要增进了解，但目前沟通途径尚显不足。片面的信息往往会在某一问题暴露后，引发关于用人、工作量、职责等方面的讨论。若这些讨论结果未能得到有效疏通，极易造成部门间的隔阂。虽然目前沟通途径和效果较以往有所提升，但仍需持续加强。​

2、暴露问题的力度不够​

在沟通过程中，需要更多地暴露问题。然而，很多同志往往不希望将沟通会议的气氛搞僵，导致诸多问题被掩盖。但实际上，暴露问题，尤其是一些细节问题，恰恰是解决问题的前提。​

3、数据统计方法不够完善​

部门基础工作亟待加强。像销售部门、结算中心、信息中心、财务等要害部门，其数据统计是否存在、方法是否科学合理，信息的有限开放是否有助于业务销售分析，这些都需要关注。对于部门及部门之间传递的数据，包括统计方法，同样需要进一步审核和完善。不科学的统计数据对企业发展毫无指导意义，甚至可能将企业运作引入歧途。​

4、部分管理文件需要更新和完善​

部分岗位职责、内部制度的内容尚不齐全、完善。公司表面上虽有一套管理体系，且在现阶段运行中不会出现大的问题，但如果想进一步提升企业管理水平，就必须完善并及时更新这些文件。​

5、部门之间信息传递脱节​

目前，我们的信息传递和协调工作只能局限在某一短时间段内进行。这种协调的结果往往是能够分清当前主次，解决当前的主要矛盾，但根本问题并未得到解决，可能会转化为后续的主要矛盾。因此，这种协调方法的作用具有局限性。​

6、部门之间接口工作的职责与沟通问题​

现有状况是，部分接口工作虽一直有人在做，也有相应分工，但相互之间缺乏约束力。对于工作何时完成、完成到何种程度，有的没有详细规定，有的完成部分无法满足下一环节的需求，还有的出现问题时相互推诿。这使得部门之间或接口人员之间容易产生矛盾，而这些矛盾其实可以通过进一步细化流程来避免。​

上述问题，只是我们企业内部现存的、对提升现有管理水平阻碍最大的几个方面。针对这些问题，提出以下解决方法：​

二、解决部门沟通与协作问题的方法​

1、增加沟通途径​

我们现有的沟通途径主要是专题会，但大家在参与这些会议时，通常较为谨慎，一些细节问题很难在会上体现。可以考虑采用茶话会、内部联谊会、培训会等多种方式，通过不断变换讨论主题和环境，增进部门间的沟通与了解，让各种问题得以充分暴露。​

2、系统性解决问题​

对于各部门提出的问题，要制定相应的解决方案，这一点我们目前做得还不错。但对于一些系统性问题，并非解决一两个问题就能达到管理目标，必须通盘考虑，避免做无用功，或是解决了一个问题又引发另一个问题。同时，要对未来可能出现的问题进行充分预测。​

3、规范统计方法和统计数据​

现有各部门的一些报表，有的已经过时，且报表之间是否存在关联性、是否存在无用功，还需进一步审核。数据统计过程中经常出现的问题有：​

• 格式不严谨：有些重要报表仅有相关信息，没有人员审核、签批，上面的数据很容易根据需要被主观臆造。​

• 统计信息不全或过量：统计信息不全面往往无法满足管理者的实际要求，而需要数据时再重新收集，不仅容易重复工作、重复统计，而且往往不够细致；信息过量则会造成信息冗余，影响工作效率。​

• 重复统计：很多数据用不同方式、由不同人进行统计，虽有便于相互审核和监督的目的，但有些工作完全可以合并。因此，有的单据可采用一式多联的方式，避免多人重复性劳动；对于经常性传递的数据，在周全考虑安全因素的前提下，尽量采用网络化传输，这种方式比传统方法更快捷便利。​

• 统计数据不够细：很多时候，为了便于寻找规律、制定科学的管理方法，需要细化数据统计，但目前有的部门在这方面做得不够。​

• 有数据统计但未真正利用：有的部门统计工作做得很到位，但仅仅是一种记录，没有进行科学的分析和利用。​

• 统计方法不够科学：这一问题若不解决，不仅会造成巨大的人力物力浪费，而且没有任何指导意义，有时甚至会掩盖很多问题。​

因此，每个岗位都必须高度重视数据统计问题，并且要有专业人员审核其科学性。统计的最终目的是为经营管理提供基础性资料，是体现企业管理水平的重要窗口。​

4、及时完善岗位职责和管理制度​

制定岗位职责和管理制度的目的是规范工作流程、提高工作效率。当发生人员变动时，能够通过规范的流程避免不必要的损失，使日常工作有条不紊地运行。但现有的部分岗位职责和管理制度已不适应现行要求，或是规定本身超出了可执行范围，这些过时或不可执行的规定形同虚设。作为管理者，最重要的日常工作之一应是经常审视身边的各类文件，找出其中的不足，发扬民主集中原则，及时进行完善，使内部流程更加科学规范。如果中间这一最重要的环节都做不好，即便上层装饰得再华丽，也难以经受时间的考验。企业的文化建设必须建立在科学规范的管理基础之上，否则只能是空谈。其实，对于需要改进的地方，不少人都有改进的想法，之所以没有付诸行动，主观原因较多，比如担心一个文件的变更会引起其他部门或人员工作的调整，从而带来不必要的麻烦，“多一事不如少一事” 的思想依然存在。因此，在日常管理工作中，还需要鼓励大家相互 “挑毛病”，对于新思想、新思路要大力提倡和表彰。​

5、确立部门之间接口工作的有效衔接​

企业管理的纵向指挥相对容易，横向协调却较为困难。据调查统计，企业的内讧 70% 来自横向矛盾，主要原因是部门责权不清，碰到交叉工作时，相互不主动配合，甚至处处设障、相互推诿责任。其次，不恰当的激励政策也会因不公正或不能平衡公众利益而引发争端和分歧。​

在我们企业，接口工作有很多，特别是一些隐性的接口工作，很多都依赖大家的自觉去完成。但这种自觉是在一定范围和承受能力之内的，与人的主观能动性密切相关。因此，作为管理者，要积极深入实际，找出部门内部岗位之间和部门之间的接口工作，明确定义这些接口的处理方式，并将处理过程纳入日常工作，进行审核和监督。​

三、加强部门沟通与协作的六点建议​

1、部门间相互推卸责任，一个重要原因是上行下效。如果最高层领导的做事方法如此，手下人也会养成这样的习惯。这可能是公司长期形成的一种氛围，不会因某项措施而马上发生本质变化。因此，推行任何事情，高层领导首先要以身作则。​

2、在公司做事应人尽其职，大家朝着同一个目标 —— 把公司的发展工作做好。但这是否是大家的共识呢？也许很多人只想着把自己的事情做好。所以，只有当 “避免相互扯皮” 成为大家或绝大多数人的共识时，才能看到效果，这就需要加强舆论宣传。​

3、“采取各种惩罚措施” 有一定必要性，但无法解决实质问题。现在我们强调合作、不相互扯皮推卸，那么我们是否制定了相应的工作流程，明确了各部门的工作范围和职责呢？“惩罚” 是堵截，“流程” 是疏导，因此，一个规范的工作流程和明确的责任范围十分必要。​

4、避免推卸责任的另一个办法是工作书面化、表格化。在工作交接过程中，把关键内容落在纸面上，并让相关人员签字。这样，日后出现问题时，一查便知。​

5、众多林立的部门设置可能也是产生扯皮的一个原因。部门多了，环节就多，容易出现扯皮现象。因此，简化组织结构，使其层次合理，也能有效避免一些扯皮现象。​

6、为大家建立一个协调交流的平台，如每周工作例会。这个会议不应只是总经理一个人说，而是让大家都发言，把问题摆出来，统一协调解决。并且要有会议纪要，方便大家查询和遵照执行。​

总之，部门之间的配合默契程度，关系到企业的长远发展，加强部门之间的沟通与协作，应成为每一个管理者的工作重点。重视细节、重视实践、勇于创新、管理科学，应成为我们日常工作的主题。

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而要实现部门间高效的沟通与协作，一款合适的工具能起到事半功倍的效果。北极星OKR工具就是这样一款得力助手，它可以帮助企业明确各部门及员工的目标，使部门之间的工作方向更一致，减少因目标不清晰导致的沟通协作问题。通过北极星OKR工具，还能实时跟踪目标的进展情况，及时发现并解决部门协作中出现的问题，从而有效提升部门之间的沟通与协作效率，助力企业实现更好的发展。

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